Monitorizar nuestro tiempo para ser más productivo
Puede que tras dedicar mucho tiempo a una tarea determinada tengamos la sensación (o tal vez sea cierto) de que no hemos avanzado lo que esperábamos. A veces puede deberse a distracciones, cambios de contexto, tareas que realizamos en segundo plano, incluso sin darnos cuenta (¿cuántas veces al día miras el correo?), o algunas pequeñas tareas que alargamos (o se nos alargan) más de la cuenta.
En ocasiones detectar esos problemas suele ser difícil, y para ello, no hay nada mejor que papel y boli. He probado varias aplicaciones informáticas para ello y podemos tardar mucho más de lo que tardamos con un boli y no podemos invertir más de 5 minutos al día a este propósito.
Para ello he desarrollado unas plantillas en las que podemos anotar muy rápidamente el tiempo que invertimos en una determinada tarea (se podrán descargar al final del post):
¿Qué información puedo anotar?
Estas plantillas están diseñadas para anotar cada día cuánto tiempo se dedica a cada tarea, así como unos espacios donde podremos escribir para tener claros los objetivos del día, algún cambio que pueda surgir y ciertas cosas más que iremos contando.
Día de hoy
En la imagen de arriba vemos que esta es la plantilla de los lunes, en la que ponemos el día, el mes y el año. Luego vemos un apartado para el total de puntos (de lo que hablaré más adelante)
Tareas a realizar
En la columna izquierda se anotarán los nombres de las tareas, tanto si son relevantes para el trabajo que hacemos como si no: (escritura de informe, búsqueda de gráficos, consultar correo, comida, reuniones, llamadas telefónicas, etc). El objetivo es saber todo lo que hemos hecho ese día (tenemos una casilla para identificar las tareas de forma numérica o establecer un código según si esa tarea es relevante o irrelevante.
Horas que tiene nuestro día
En la parte superior, justo debajo de la zona para apuntar el día de hoy, vemos una serie de cuadros. En ellos debemos apuntar a qué hora empezamos a monitorizar nuestro tiempo. Si empezamos a las 8:00 AM debemos apuntar a partir de esa hora (hay 18 cuadros, por lo que en principio tenemos suficiente para dormir unas 6 horas, aunque si no los utilizamos todos no pasa nada).
Tiempo invertido en cada tarea
Y a lo largo, justo después del nombre de cada tarea, vemos muchos cuadros pequeños, en realidad, estos cuadros simbolizan intervalos de tiempo de 15 minutos, esta es la unidad mínima de tiempo que podremos monitorizar. Contaremos intervalos de 15 minutos porque una hora es divisible entre 15 minutos (dando 4 cuartos de hora), es una unidad que estamos acostumbrados a manejar y no nos cuesta mucho trabajo hacerlo, además de un vistazo podemos contarlos y ver el número de horas (por eso de ir de 4 en 4); también es lo suficientemente grande como para que merezca la pena anotarla y lo suficientemente pequeña como para que esta plantilla valga para algo.
Si queremos utilizar intervalos más pequeños tendríamos el problema de que aumentaríamos el número de cuadros, además resultaría difícil hacer un cálculo rápido con intervalos de 12 minutos (5 cuadros), a partir de 6 cuadros deberíamos pararnos a pensar un poco a la hora de contarlos, además nos resulta más fácil hacer redondeos al cuarto de hora. Por otro lado, si hacemos los intervalos más grandes, por ejemplo de 20 o 30 minutos, nos saldrían menos cuadros, pero claro, seguro que hay tareas o interrupciones que duran menos tiempo o un múltiplo más pequeño de tiempo (una llamada telefónica de 10 minutos, podríamos registrarla como una interrupción de 15 minutos, pero sería demasiado registrarla como 20 minutos o media hora).
Lo que haremos para monitorizar nuestro tiempo será tachar o rellenar los cuadros correspondientes a cada intervalo de 15 minutos (en la hora del día correspondiente) de cada una de las tareas que anotamos a la izquierda. Las tareas y los tiempos podemos anotarlas sobre la marcha. Por ejemplo, si hemos estado con la tarea del informe media hora, y luego nos llaman por teléfono, mientras hablamos podemos tachar dos cuadros, y si cuando terminemos de hablar hemos visto que el tiempo ha sido significativo (cerca de 15 minutos o más), podremos tachar los cuadros correspondientes a esa tarea.
Es importante también que tareas como mirar el correo, redes sociales y descansos las monitoricemos también. Para el caso del correo, debemos ser conscientes de que estamos mirándolo y ver cuánto tiempo hemos echado. Cuando se trata de un descanso o de la hora de comer, podemos anotar la hora a la que nos vamos y la hora en la que regresamos, para tachar luego el número de cuadros correspondiente.
Objetivos del día
Esto sería uno de los primeros campos a rellenar, es opcional, pero nos permite estar concentrados en esa serie de tareas para hoy. En principio evita que nos pongamos a hacer cosas que no corresponden a esos objetivos, y que podemos hacer en otro momento; por otro lado al final del día podemos ver si esos objetivos los hemos logrado o no. Tanto si los hemos logrado como si no, serán un dato valioso porque si finalmente logramos nuestro objetivo, nos animará y nos sentiremos mejor al final del día; si no los logramos, podremos evaluar si fueron realistas y podremos darnos cuenta del problema y podremos pensar en los motivos y lo que podremos hacer para mejorar.
Gamificación (Puntos por tarea)
Esto se lleva mucho últimamente. Consiste en tomárnoslo como un juego, por ejemplo asignando puntos a cada una de las tareas con el fin de potenciar o debilitar ciertos comportamientos. Por ejemplo, si nos hemos propuesto hacer ejercicio y nos da mucha pereza podemos darle una puntuación alta a cada hora de ejercicio (un 10), si además queremos minimizar el tiempo que pasamos en Facebook o Twitter (podemos darle un -20 a cada hora).
Esto termina siendo una misión personal porque cada uno querremos hacer unas determinadas tareas y éstas tendrán un valor diferente. Además, puede variar con el tiempo, por ejemplo, las tareas pertenecientes a nuestro trabajo podrán ser de varios tipos, podemos darles más puntos a las que requieran más esfuerzo.
Al final del día puedo contar todos los cuadros tachados y puedo ver cuántas horas he dedicado a cada tarea y calcular los puntos que habré obtenido al final del día (arriba a la derecha). A mí me gusta asignar los puntos por horas, porque puedo hacer los cálculos más rápido y de cabeza.
Debemos ser más o menos constantes con los puntos que asignamos a cada tarea, para que nuestras puntuaciones en el tiempo tengan sentido. Quiero decir, que las puntuaciones puede variar dependiendo de lo que tengamos que hacer, pero esas variaciones no deben ser significativas en el tiempo porque si no, no nos dirán nada a final de semana o a final de mes (por eso la leyenda de puntos, donde anotaremos la tarea o su código y los puntos que queremos darnos). El objetivo de los puntos es subirnos la moral, incitarnos, ver que el trato que hemos hecho con nosotros mismos de completar ciertas tareas o cumplir ciertos objetivos tiene sentido.
Resumen a final de semana
Cuando termina la semana podemos apuntar el resumen de puntos de cada día y el total de puntos conseguidos en la semana para poder compararlo con los puntos de cada mes o para fijarnos objetivos y puntuaciones en ese tiempo. También, tenemos una división por días y tareas (abajo en la última hoja) donde podemos anotar las tareas que más puntos nos han dado (o quitado) esta semana (sumando los puntos de esa tarea de cada día), por ejemplo: escribiendo posts en mi blog he conseguido 200 puntos esta semana, y los descansos se me han alargado demasiado (de estas veces que quieres desconectar un momento y terminas desconectando una hora) y he conseguido -50 puntos. Podría establecer también un valor semanal deseable, o cuánto me gustaría puntuar esta semana en esa tarea, tal vez en la escritura de posts he cumplido el objetivo, con esos 200 puntos, ya que yo quería puntuar 150; aunque con los descansos que se me van de las manos, quería que lo máximo fueran 20 y no lo he conseguido.
Este resumen, nos puede dar una visión más general de qué puntos debemos mejorar.
Descargar
Esta plantilla está hecha con LibreOffice Draw, por lo que ofrezco para descarga el archivo fuente (con licencia CC-by-sa), el archivo PDF y cada una de las páginas en PNG para poder utilizarlas como quieras.
Imágenes PNG
Trabajos derivados
Si te animas a editar la plantilla, o a crear una nueva introduciendo tus ideas. Pon un comentario y compártela con el mundo. Foto de cabecera: freepik.com
